ardipedia.com – Siapa di sini yang ngerasa hidupnya dihabisin di meeting room? Jadwal penuh sama meeting dari pagi sampai sore. Begitu selesai, bukannya lega, eh malah ngerasa ngga ada satu pun yang beneran kelar. Malah yang ada, sisa waktu buat ngerjain tugas jadi makin mepet. Kalau udah gini, rasanya pengen teriak, “Tolong, kasih gue waktu buat ngerjain kerjaan beneran!”
Pernah ngga sih kamu duduk di meeting yang ngga jelas tujuannya? Semua orang ngobrol, tapi ngga ada yang ngomongin solusi. Terus, ada aja yang tiba-tiba ngebahas hal di luar topik, bikin meeting jadi panjang dan ngga ada ujungnya. Rasanya kayak lagi terjebak di groundhog day, di mana setiap meeting itu mirip dan ngga ada progres sama sekali.
Masalahnya, meeting itu penting. Kita butuh meeting buat diskusi, kolaborasi, dan bikin keputusan. Tapi, meeting yang ngga efisien itu cuma buang-buang waktu dan energi, bukan cuma buat kamu, tapi buat semua orang yang ikut. Dan jujur aja, buang-buang waktu itu rasanya ngga enak banget. Di dunia kerja yang serba cepat ini, setiap menit itu berharga.
Gue tahu, ngerubah budaya meeting di kantor itu ngga gampang. Apalagi kalau kamu cuma satu dari sekian banyak orang di sana. Tapi, bukan berarti ngga ada yang bisa kamu lakuin. Justru, kamu bisa mulai dari diri sendiri, dan trik-trik yang gue bakal bagiin ini bisa kamu coba sendiri, bahkan tanpa harus ngomong ke atasan. Semua trik ini udah gue kumpulin dari berbagai sumber, termasuk pengalaman pribadi yang bikin gue sadar kalau meeting itu bisa jadi produktif kalau tahu caranya. (Sumber: Artikel-artikel dari Harvard Business Review dan Forbes sering membahas tentang efektivitas meeting dan manajemen waktu).
Artikel ini bakal ngasih kamu 10 trik yang bisa kamu pakai buat bikin meeting jadi lebih singkat dan efisien. Ini bukan cuma buat kamu yang punya peran penting, tapi juga buat kamu yang cuma jadi peserta. Karena setiap orang punya peran buat bikin meeting jadi lebih baik.
Kenapa Meeting Sering Ngga Efisien?
Sebelum kita bahas triknya, penting buat tahu dulu apa sih yang bikin meeting seringnya ngga efisien. Ini biar kamu lebih ngerti akar masalahnya.
Pertama, ngga ada tujuan yang jelas. Seringnya, meeting cuma diadain karena kebiasaan. Ngga ada yang tahu kenapa meeting itu harus ada, apa yang mau dicapai, dan apa outcome yang diharapkan. Akhirnya, semua orang cuma ngobrol ngga karuan, dan meeting cuma jadi ajang basa-basi.
Kedua, ngga ada agenda. Coba deh bayangin, kamu datang ke meeting tanpa tahu apa yang bakal dibahas. Pasti bingung kan? Ngga adanya agenda bikin meeting jadi ngga terarah. Diskusi bisa meluas kemana-mana, ngebahas hal yang ngga penting, dan akhirnya buang-buang waktu.
Ketiga, terlalu banyak orang yang ikut. Semakin banyak orang, semakin banyak juga pendapat yang masuk. Ini bisa bikin proses pengambilan keputusan jadi lama dan ribet. Padahal, ngga semua orang diundang itu bener-bener butuh ikut. Kadang, ada yang cuma jadi pendengar aja.
Keempat, ngga ada yang ngatur jalannya meeting. Ini peran yang penting banget, yaitu moderator. Kalau ngga ada yang ngatur, meeting bisa jadi chaos. Ada yang ngomong terlalu lama, ada yang suka motong pembicaraan, dan ada yang tiba-tiba ngebahas topik lain. Ini bikin meeting ngga fokus.
Kelima, ngga ada tindak lanjut. Setelah meeting selesai, ngga ada yang tahu siapa harus ngerjain apa, kapan harus selesai, dan gimana progresnya. Meeting cuma jadi ajang ngobrol, ngga ada eksekusi.
Dengan ngerti masalah-masalah ini, kita bisa lebih bijak dalam ngatur dan ikut meeting. Sekarang, kita masuk ke 10 trik yang bisa kamu coba.
1. Punya Tujuan yang Jelas
Sebelum ngadain atau ikut meeting, tanyain satu hal: "Apa tujuan dari meeting ini?" Kalau ngga ada tujuan, ngga usah ikut. Kalau kamu yang ngadain, bikin tujuan meeting itu sejelas mungkin. Misalnya, tujuannya bukan "diskusi proyek", tapi "memutuskan warna branding untuk proyek X" atau "menentukan jadwal launching produk". Tujuan yang jelas bikin meeting kamu jadi terarah.
2. Buat Agenda yang Ketat
Agenda itu kayak peta jalan buat meeting kamu. Sebelum meeting mulai, kirim agenda ke semua peserta. Agenda itu harus berisi topik-topik yang bakal dibahas, siapa yang bakal ngomong, dan berapa lama setiap topik dibahas. Dengan adanya agenda, semua orang udah tahu apa yang harus dibahas dan ngga ada lagi yang ngebahas di luar topik.
3. Punya Moderator yang Berani
Setiap meeting butuh moderator. Moderator itu tugasnya buat ngatur jalannya meeting, memastikan semua orang ngomong sesuai topik, dan ngingetin kalau waktu udah mau habis. Moderator juga harus berani motong pembicaraan kalau ada yang ngebahas hal di luar topik. Kalau kamu jadi moderator, tegaslah tapi tetap sopan.
4. Batasin Peserta
Ngga semua orang harus ikut. Undang hanya orang-orang yang bener-bener butuh hadir. Orang yang punya keputusan, orang yang punya data, atau orang yang bakal ngerjain tugasnya. Semakin sedikit orang, semakin cepat juga meetingnya. Kamu bisa undang orang lain buat dengerin hasil meetingnya aja, ngga perlu ikut dari awal.
5. Jangan Pake Kursi
Ini trik yang mungkin terdengar aneh, tapi beneran ampuh. Kalau kamu lagi meeting singkat buat update atau stand-up meeting, coba lakuin sambil berdiri. Kenapa? Karena kalau berdiri, orang ngga akan betah meeting lama-lama. Ini memaksa semua orang buat ngomong to the point dan ngga bertele-tele. Coba deh, meeting yang tadinya satu jam bisa jadi 15 menit.
6. Mulai dan Selesai Tepat Waktu
Disiplin itu penting banget. Mulai meeting tepat waktu, ngga peduli siapa yang belum datang. Ini ngasih sinyal ke semua orang kalau waktu itu berharga. Selesaiin juga meeting tepat waktu. Kalau udah jamnya selesai, ya selesai. Kalau ada yang belum dibahas, lanjutin di meeting berikutnya atau bahas lewat email. Jangan nunda-nunda.
7. Buat Keputusan, Bukan Diskusi Tanpa Akhir
Tujuan utama meeting itu buat bikin keputusan, bukan cuma buat diskusi. Kalau udah ada tiga atau empat orang yang ngasih pendapat dan pendapatnya sama, ngga perlu lagi dengerin pendapat orang lain. Langsung aja bikin keputusan. Kalau ada perbedaan pendapat, cari jalan tengah atau tunda keputusan sampai data pendukungnya lengkap. Jangan biarin diskusi jalan terus tanpa hasil.
8. Dokumentasi Hasil Meeting
Meeting itu harus punya outcome. Outcome-nya bisa berupa action items atau keputusan yang udah disepakati. Setelah meeting selesai, langsung kirim ringkasan hasil meeting ke semua peserta. Ringkasan itu harus berisi apa aja yang udah diputuskan, siapa yang harus ngerjain, dan kapan deadline-nya. Ini penting banget buat memastikan meeting ngga cuma jadi obrolan kosong.
9. Kurangi Penggunaan Proyektor
Seringnya, meeting jadi lama karena satu orang presentasi di depan proyektor dan sisanya cuma dengerin. Kalau ngga ada hal yang bener-bener butuh presentasi, mendingan ngga usah pakai proyektor. Dengan ngga adanya presentasi, diskusi jadi lebih cepat dan interaktif. Materi yang mau kamu tunjukin bisa dikirim lewat email aja sebelum meeting mulai.
10. Follow Up Setelah Meeting
Meeting itu bukan akhir dari segalanya. Setelah meeting selesai, kamu harus follow up dengan orang-orang yang punya tugas. Tanyain gimana progresnya, apa ada kendala, dan bantu mereka kalau mereka butuh bantuan. Ini penting buat memastikan semua yang udah diputuskan di meeting bener-bener dieksekusi.
Ngga Ada Lagi Meeting Sia-sia
Gue tahu, 10 trik ini mungkin terdengar banyak. Tapi, kamu ngga perlu lakuin semuanya sekaligus, kok. Coba aja satu atau dua trik yang paling relate sama kamu. Misalnya, mulai besok, coba datang meeting dengan agenda yang udah kamu siapkan. Atau, kalau kamu jadi moderator, coba beraniin diri buat ngerem kalau ada yang ngobrol di luar topik.
Perubahan itu ngga harus besar. Mulai dari hal-hal kecil aja. Kalau kamu konsisten, orang-orang di sekitar kamu juga akan ikutin. Dan percaya deh, begitu kamu ngerasain meeting yang singkat dan efisien, kamu ngga akan mau lagi balik ke cara yang lama. Waktu kamu jadi lebih banyak, kerjaan lebih cepat selesai, dan kamu bisa lebih produktif. Siap buat naikin level meeting kamu?
image source : Unsplash, Inc.
-min.png)
